Склад СПА: приёмка, хранение и ротация грязи и глины

Ведро грязи и мешок глины проходят путь от машины перевозчика до процедурного кабинета, и на каждом этапе часть материала можно потерять: на повреждённой таре, слежавшемся порошке или забытой в углу партии. Разбираем, как организовать складской участок СПА-комплекса или салона: приёмку, размещение, учёт, ротацию запасов и расчёт момента, когда пора делать следующий заказ.

Приёмка партии

Приёмка — первая точка контроля. Чем внимательнее её провести, тем проще потом решать вопросы с перевозчиком и поставщиком.

Документы на товар — декларации о соответствии и паспорта качества — запрашивают у менеджера. Набор документов зависит от позиции и партии, поэтому перечень на конкретный товар уточните до заказа, а полученные копии храните в папке по партиям у управляющего или администратора. Порядок приёмки:

• сверьте количество мест и позиции с документами на отгрузку;
• осмотрите тару: целы ли вёдра и крышки, нет ли подтёков у грязи, разрывов и следов намокания на мешках с глиной;
• повреждения зафиксируйте в документах перевозчика при получении и сфотографируйте;
• перепишите с этикетки то, что на ней указано: название, номер партии, дату изготовления, срок годности и условия хранения;
• внесите поступление в журнал учёта и сразу сообщите менеджеру о расхождениях.

Размещение: влажная и сухая зоны

Грязь и глина требуют разных условий. Готовая грязь поставляется влажной в вёдрах: её держат плотно закрытой в прохладном месте, вдали от нагревательных приборов и прямых солнечных лучей. Сухую глину в мешках главное защитить от влаги: намокший порошок слёживается и плохо дозируется. Поэтому на складе удобно выделить два участка — для вёдер с грязью и для мешков с глиной.

Конкретный температурный режим и срок годности указаны на упаковке и в документах на партию; общих цифр мы здесь не приводим. Если склад зимой не отапливается или летом сильно нагревается, сверьте эти условия с этикеткой до того, как размещать там материалы. Что ещё учесть:

• тару ставят на поддоны или стеллажи, а не на пол, и не вплотную к стенам;
• тяжёлые вёдра по 14 и 20 кг держат на нижних полках, чтобы их было удобно снимать;
• склад лучше разместить подальше от парной, душевых, бассейна и помещений с горячими трубами;
• химию для бассейна и средства для уборки хранят отдельно, по инструкциям на их упаковке, и не ставят на один стеллаж с косметическими материалами;
• текстиль и сухие материалы держат отдельно от вёдер с грязью, чтобы при наборе на них не попадала влажная масса.

Маркировка и журнал учёта

Каждая единица на складе должна читаться без вскрытия. На вёдра и мешки клеят ярлык с датой поступления, на вскрытую тару — дату вскрытия и имя сотрудника. Светлые глины — белую, отбеливающую, кварцевую — на глаз легко перепутать, поэтому подписывают и мешок, и каждый рабочий контейнер, в который пересыпали порошок.

Журнал можно вести в таблице или в тетради. По нему видно реальный расход по каждой позиции, и закупка перестаёт быть угадыванием. Достаточно таких граф:

• дата, позиция и фасовка;
• приход: количество упаковок, номер партии, срок годности;
• выдача в кабинет: сколько, когда и кому;
• остаток на конец недели;
• списание и его причина.

Ротация: первым пришло — первым ушло

Главное правило склада — сначала расходовать то, что поступило раньше, а при разных сроках годности — то, у чего срок истекает раньше. Новую партию ставят за старой или под неё, а не перед ней, иначе старое ведро так и останется в глубине стеллажа.

Второе правило — одна вскрытая упаковка каждой позиции. Пока не закончилось открытое ведро «Анапской», новое не вскрывают, даже если его удобнее достать. Чем меньше открытой тары, тем меньше риск, что масса подсохнет или в неё попадёт вода.

В кабинет со склада выдают рабочий запас: открытое ведро грязи и контейнер с глиной на день-два. Остаток глины из вскрытого мешка удобно пересыпать в закрытую ёмкость — так рекомендовано в описаниях товаров. Порошок пересыпают в проветриваемом месте и в маске. Правила работы с открытым ведром в кабинете — чистый сухой шпатель, закрытая крышка, ничего не возвращать из рабочей миски — мы разбирали в статье о выборе грязи и глины для СПА.

Точка заказа: когда пора заказывать

Чтобы не остаться без материала перед плотной записью, определите по каждой позиции минимальный остаток — точку заказа. Как только запас опустился до неё, оформляется новый заказ. Для позиций по заявке, например «Сакской» грязи, которой сейчас нет в наличии, срок поставки заранее неизвестен: на них не стоит строить меню без альтернативы из того, что есть в продаже. Заказывать удобно кратно упаковке и сразу несколько позиций: для терм и санаториев мы собираем сборные грузы с нашей логистикой, транспорт можно включить в счёт.

Точку заказа считают так: недельный расход по журналу умножают на срок поставки в неделях и добавляют страховой запас. Срок поставки — время от заказа до появления товара на вашем складе: подтверждение, сборка, доставка транспортной компанией из Ижевска и приёмка. Его стоит выяснить у менеджера при первом заказе для вашего города.

Условный пример расчёта (цифры для иллюстрации, подставьте свои):

• расход белой глины по журналу — 6 кг в неделю;
• срок поставки — около двух недель: 6 × 2 = 12 кг;
• страховой запас на одну неделю — ещё 6 кг;
• точка заказа — 18 кг: на складе остался один полный мешок 15 кг и немного в начатом — пора оформлять заказ.

Контроль состояния и инвентаризация

Раз в месяц сверяйте фактический остаток с журналом и осматривайте тару. Сомнительную упаковку не выдают в кабинет: её отставляют с пометкой, фотографируют и сообщают менеджеру номер партии. Списанные материалы утилизируют по правилам вашего учреждения и отмечают в журнале — со временем эта графа покажет, где теряется материал: на приёмке, при хранении или в кабинете. Поводы отложить упаковку и разобраться:

• крышка ведра повреждена или неплотно закрывается;
• в массе посторонние включения или нехарактерный для этого сырья запах;
• глина в мешке намокла, слежалась в плотные комки или изменила цвет;
• истёк срок годности, указанный на упаковке.

Советы для склада и кабинета

Несколько привычек, которые экономят материал:

• подписывайте вскрытую тару сразу, например: «Грязь „Анапская“, вскрыто 12.10»;
• заведите отдельный инвентарь для грязи и глины — вёдра, шпатели, мерные ёмкости — и не используйте его для химии и уборки;
• держите на складе весы: выдача в кабинет по весу делает журнал точным;
• перед долгим перерывом в работе проверьте, что все вёдра и мешки плотно закрыты, а рабочие контейнеры вернулись на склад.

Что заказать

Все сухие глины — белая, жёлтая, голубая, отбеливающая, какао, кварцевая, бежевая, шоколадная и графитовая — сейчас в продаже в мешках по 15 кг. Из грязей в продаже «Ейская» (ведро 14 кг), «Анапская» (ведро 20 кг) и грязь Мёртвого моря из Иордании (ведро 14 кг); «Сакской» (мешок 20 кг) сейчас нет в наличии, по ней можно оставить заявку. Минимальный заказ — одна упаковка, поэтому складской запас удобно наращивать постепенно, по данным журнала.

Организациям выставляем счёт, постоянным клиентам возможна отсрочка платежа по договорённости; частным покупателям менеджер после подтверждения присылает ссылку на оплату картой или через СБП. Доставка — транспортными компаниями по России, самовывоз со склада в Ижевске — по договорённости. Документы на партию запрашивайте у менеджера вместе с заказом.

Материал носит справочный характер и не является медицинской рекомендацией.